MANAJEMEN PROYEK BIDANG IT & PENDIDIKAN

 

           Ada beberapa prinsip didalam manajemen proyek dan George R. Terry telah merumuskan fungsi fungsi tersebut sebagai POAC (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling).

• Planning (Perencanaan) adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

• Organizing (Pengorganisasian) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.
   

• Actuating (Penggerakan) diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan; mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

• Controling (Pengendalian) diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.

Kalian tau apa itu proyek??
Suatu paket /rangkaian  kegiatan, yg dilakukan  dalam jangka waktu tertentu,  dengan alokasi sumber daya tertentu,  dan  untuk mencapai sasaran tertentu  (yang telah digariskan dengan jelas).
Ciri-Ciri proyek adalah :

• Merupakan Suatu paket /rangkaian  kegiatan
• Memiliki tujuan khusus (sasaran  & kriteria yg jelas)
• Jumlah biaya sdh ditentukan (Plafond) 
• Jangka waktu pelaksanaan sdh pasti (terbatas, shg Jadwal kegiatan hrs ditentukan)
• Bersifat sementara; umumnya dibatasi oleh selesainya waktu. (titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas)
• Non rutin / tidak berulang-ulang

Kinerja Suatu proyek adalah :

• Menggambarkan realitas situasi pengambilan keputusan

• Kapabel untuk dilaksankan
• Fleksibel dlm menghasilkan produk yg diharapkan 
• Mudah dimplementasikan 
• Cos effectiveness.

Contoh Proyek :

• Pendidikan Multikulturan di SMA
• Pengemabangan SD/SMPTerpadu (dalam satu atap=satu manajemen)
• Pendidikan Bilingual
• Pendidikan keunggulan lokal
• PGSD

Perlu kalian ketahui PROYEK tidak sama dengan PROGRAM

Proyek:  Paket / Rangkaian kegiatan yg merupakan bagian dari program, berlangsung dlm jangka waktu yg tlh ditentukan (terbatas)  dg  alokasi sumber daya ttt  & untuk mencapai  sasaran yg  telah  ditetapkan (indikatornya  jelas).

Program: Sederetan kegiatan yg akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu
PS: Kegiatan yg sdh dilaksanakan Bukan lagi merupakan program

Pengertian Manajemen adalah:
    Rangkaian Kegiatan (dlm proses memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota organisasi) dlm rangka mencapai tujuan organisas.

Defenisi Manajemen Proyek (H. Kerzner: 1982)
Kegiatan merencanakan, menggorganisasikan, mengendalikan sumber daya lembaga untk mencapai sasaran jangka pendek yg tlh ditentukan.



Sebab manajemen proyek diperlukan :

• Supaya target tercapai
• Ingin melakukan perubahan, dan atau pengembangan
• Memerlukan kecepatan (not business as usual)
• Ketika dibutuhkan Lintas sektoral, karena tdk dapt dilakukan melalui birokrasi organisasi yg ada.
• Untuk mendukung pelaksanaan rencana strategik
• Memerlukan terobosan.

Tahap manajemen proyek :

• Tahap Identifkasi (inisiasi = tahap memilih / seleksi  proyek)
• Desain (Perencanaan, pendanaan, penganggaran)
• Implementasi/Pelaksanaan (organisasi,penjadwalan, mobilisasi sumber daya
• Evaluasi: -monitoring – pengendalian
• Audit Proyek
• Terminasi: Penutupan proyek. 

Preferensi:  Buku KONSEPSI MANAJEMEN PROYEK DI BIDANG IT Karya Suro Dhemit " BLC KLATEN"